Le programme Fruits et Légumes à l’école est financé à 100% par l’Union européenne. Des contrôles aléatoires (réalisés au minimum 1 mois après la distribution) peuvent donc avoir lieu pour s’assurer que les subventions sont utilisées pour les produits éligibles et pour les bénéficiaires prévus (les élèves). Mais pas de stress. On vous dit comment vous y préparer.
Contrôle FranceAgriMer : quels documents conserver ?
Pour éviter les mauvaises surprises, assurez-vous d’avoir à votre disposition les documents suivants, ils vous seront systématiquement demandés en cas de contrôle :
- Attestation d’habilitation à répondre aux questions posées, à fournir les documents.
- Liste des établissements inscrits au programme « Fruits et Légumes à l’école » avec indication de leur numéro UAI ou SIRET.
- Mode de calcul utilisé pour déclarer le nombre de bénéficiaires et les justificatifs à l’appui. Sous format Excel, le nombre d’élèves inscrits au 1er jour de classe de l’année scolaire par
classe donnée et le nombre d’adultes.
Notre conseil : la preuve du nombre d’inscrits à la cantine à la rentrée scolaire et le calcul utilisé : moyenne du nombre de bénéficiaires sur l’ensemble de la période concernée, en prenant les chiffres des jours de distribution des produits subventionnés uniquement. Le contrôle vous demandera de mettre à jour les effectifs inscrits dans les écoles, même si la donnée est pré-remplie par FAM.
Déclaration du nombre d’élèves bénéficiaires
Il s’agit du nombre moyen d’élèves présents lors des distributions sur la période considérée, arrondi à l’entier inférieur.
- Si le décompte des élèves bénéficiaires présents à chaque distribution est possible, le relever et calculer la moyenne pour la période considérée.
- Si ce décompte n’est pas possible, le nombre d’élèves à chaque distribution doit être estimé à partir des indicateurs internes à disposition comme par exemple : le nombre d’élèves inscrits au début de la période, le taux d’absentéisme ou le nombre d’élèves à chaque repas.
- Nombre de repas distribués par école et par jour de distribution
Notre conseil : la preuve du nombre de repas livrés sur chaque restaurant scolaire.
Vous devrez vérifier via le récapitulatif mensuel fournisseur : poids total produits * nombre élèves inscrits < au poids déclaré.
- Menu de la cantine en version PDF et Excel ou relevé de distribution
Notre conseil : le contrôle portera sur :
- La présence obligatoire des mentions suivantes pour chaque produit concerné : « Aide UE à destination des écoles ».
- Le fait de ne pas avoir de choix possible entre un dessert et un fruit, mais bien préciser sur le menu : « Dessert ET fruit » (dans ce cas, le fruit est imposé).
Rappel : les produits distribués le midi doivent impérativement être des produits SIQO.
Récapitulatif mensuel des fournisseurs qui ont livré les produits sur la période
Notre conseil : copie à conserver à chaque livraison pour éviter un travail fastidieux lors du contrôle.
- Factures en lien avec les Bordereaux de Livraison, journal des achats ou grand livre fournisseurs.
Le rapprochement sera fait dans vos locaux par les contrôleurs. Vigilance sur les avoirs à rapprocher.
- Situation des comptes à jour
- Bordereaux de mandatement sur lesquels figurent les mentions relatives au paiement des fournisseurs de produits ainsi que les relevés bancaires montrant le débit des sommes correspondant aux mandats.
Notre conseil : attention au décalage de mandat : la subvention doit être demandée après paiement des factures.
- Déclaration de financements publics perçus
Notre conseil : tableau fourni par les contrôleurs
- Comptabilité : compte subvention
- Preuve de la mise en concurrence des fournisseurs (Marchés Publics ou devis)
- Affiche de participation au programme au format A3 à l’entrée des écoles ou restaurants scolaires
Notre conseil : veillez à ce que les affiches soient en place le jour du contrôle même s’il a lieu une fois l’opération terminée ou conservez une preuve de sa présence pendant l’année (photo).
Attention, les règles du programme évoluent et le contrôle concerne les règles en cours au moment de la réalisation du programme et non du contrôle. À retrouver sur le site FranceAgriMer. En cas de difficulté, contactez-nous, le réseau pourra vous conseiller.
